תכנון שיווקי מוקדם להפקת אירוע או כנס

הפקת אירוע או כנס, דורשת מאתנו תכנון מקדים, שסטייה ולו הקטנה ביותר ממנו, עלולה לסכן את כל מאמצי הכנס. כנסים ואירועים שנועדו על מנת לחשוף את ציבור וקהל היעד למוצר או שירות מסוים, לא יכולים להסתפק ולסמוך רק על כושר השכנוע של המארגנים בעת הכנס עצמו. קיימים מקרים רבים, בהם חברות נהנות מנוכחות מרשימה של משתתפים הבאים להבין על מה המהומה. אך לא פעם, אותם מציגים, מסתמכים אך ורק על יכולת השכנוע שלהם ושל אנשי המכירות, כדי לסגור עסקאות במקום.

גם אם יכולות השכנוע שלהם נמצאות על הצד המרשים ביותר של הסקאלה, חוסר הערכות מוקדם במתקני תצוגה איכותיים כמו פרוספקטים, ברושורים, אביזרי קידום ופרסום וכד', עלולים להתנקם בהם בהמשך. דמיינו סיטואציה בה הכנס מצליח מעל המצופה. הנואם האחרון סיים להציג את המצגת שלו, ועכשיו אנשי המכירות מתמקמים בעמדותיהם, מוציאים את העטים ומוכנים להתחיל למלא טפסים רבים, שיתורגמו לכסף בעתיד. 

אז בואו נתרגם את זה לביצוע בפועל

אך מה קורה במידה ויש תור ההולך וגדל? משתתפים רבים עלולים למצוא את עצמם מחכים הרבה זמן, או לראות את התור ולוותר מראש, על החוויה של לשוחח עם אותו איש מכירות. במצב כזה, הולך אותו המשתתף לדרכו, מבלי שמישהו מצוות המכירות של הכנס משוחח עמו. הדבר הבא שיקרה בדרכו הביתה, זה שאותו לקוח פוטנציאלי מתקרר. הלהט של הכנס או הכריזמטיות של הנואמים ישארו בהיכל, והוא יחזור לעסוק בשלו. יעברו להם יום או יומיים ואותו לקוח פוטנציאלי שבאותו הרגע, היה מוכן להתקדם צעד נוסף עד לביצוע עסקה, כבר המשיך הלאה.

את התהליך הזה אפשר למנוע בעזרת מספר מהלכים שונים. מהרגע בו אותו אדם נכנס לאזור הכינוס, חשוב לצייד אותו בחומר שיווקי ומקדם מכירות. כזה שמודפס על נייר איכותי, לא תופס מקום, ויוכל להוות תזכורת גם ביום שאחרי. הכוונה היא לאו דווקא לכרטיסי ביקור שנכנסים לכיס ומשם למכונת הכביסה, אלא בפולדרים או דפי מידע אינפורמטיביים, שיש להם נוכחות, מציגים חומר מעניין שכדאי לשמור וכמובן, יש להם נראות בולטת גם אם משאירים אותם ברכב ונזכרים בהם ביום שאחרי.

כל עוד, יהיה את המוצר המקשר בין הכנס ללקוח הפוטנציאלי, תהליך ההתקררות שלו יהיה נמוך יותר, מהסיבה הפשוטה, כי החומר נמצא מול עיניו ולא הפך להיסטוריה ישנה.

מתקניתצוגה איכותיים, פותרים את הצורך בלרדוף אחר הלקוח 

כאשר מדברים על ייצור של מתקני תצוגה ראויים כאלו, אין צורך להשתגע ולצאת להרפתקאות שעולות סכומי כסף אדירים. דפי מידע אינפורמטיביים כאלו, ניתן להדפיס, גם אם בכמויות גדולות, באין ספור מדפסות מתקדמות שיחסכו זמן, יוזילו עלויות ויספקו את התוצאה הרצויה. פעמים רבות, יוצרי הכנס מנסים לחשוב על מוצרי קד״מ שהם כביכול מחוץ לקופסא. התוצאה עלולה להיות לא אפקטיבית ויקרה. יש להבין מי קהל היעד של הכנס וכמובן להתאים את חומר הקד״מ עבורו. 

אנשים רבים נוטים להילחץ משלב ההפקה של אירוע גדול, אך תכנון נכון וירידה לעומקם של הפרטים יעזרו לחסוך בהוצאות, לקבל מוצר שלם יותר וכמובן איכותי.